Administrative Assistant

Description:

EXP est une firme de génie-conseil reconnue qui regroupe plus de 1 400 professionnels passionnés au Québec. L’entreprise met de l’avant une culture entrepreneuriale forte, une structure collaborative et un engagement envers l’innovation, la durabilité et l’équilibre travail-vie personnelle.

Dans ce rôle, vous intégrerez le secteur Bâtiment au sein de l’équipe Électrique, tout en apportant du soutien à l’équipe Mécanique. Vous serez un élément essentiel du bon déroulement des projets en fournissant un appui administratif et opérationnel aux directeurs et chargé.es de projets.

Vos responsabilités incluront la gestion administrative quotidienne, la planification des réunions, la coordination des horaires, le suivi des budgets et échéanciers, ainsi que la préparation et mise en forme de rapports, devis et documents liés aux appels d’offres. Vous serez aussi le point de contact principal pour les communications internes et externes, tout en assurant une bonne organisation et un archivage rigoureux des documents. Vous participerez également à l’amélioration continue des processus administratifs et contribuerez au respect des normes de qualité ISO-9000.

Responsabilités principales :

• Offrir un soutien administratif complet aux chargé.es de projets et aux équipes.

• Préparer et mettre en forme divers documents (rapports, devis, appels d’offres).

• Suivre les budgets et échéanciers, en veillant au respect des délais.

• Assurer la communication interne et externe (appels, courriels, coordination).

• Organiser et archiver la documentation de projet de manière sécurisée et efficace.

• Participer à l’amélioration des processus administratifs et au suivi qualité ISO-9000.

Qualifications requises :

• Diplôme d’études collégiales en administration, secrétariat ou domaine connexe, ou DEP en secrétariat.

• Expérience en assistance administrative (dans l’ingénierie ou le génie-conseil, un atout).

• Excellente maîtrise du français, tant à l’écrit qu’à l’oral.

• Compétence dans les outils bureautiques, notamment Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).

• Autonomie, sens de l’organisation, souci du détail et capacité à gérer plusieurs priorités.

Avantages offerts par EXP :

• Salaire compétitif.

• Régime d’assurance collective.

• Régime d’épargne retraite.

• Programme de remboursement de frais liés au mieux-être.

• Programme de bonification.

• Formations de perfectionnement et possibilités d’avancement.

• Environnement inclusif, innovant et flexible favorisant l’équilibre travail-famille.